Creación de Eventos

Lo que aprenderás

• Cómo crear un nuevo evento haciendo clic en el calendario
• Qué información completar para cada evento
• Cómo editar o cancelar eventos existentes

Los eventos representan citas, reuniones o cualquier actividad programada en tu calendario. Cada evento conecta un cliente, un servicio y un profesional en una fecha y hora específicas.

Crear un evento desde el calendario

La forma más rápida de crear un evento es hacer clic directamente en la cuadrícula del calendario:

1. Navega a la fecha deseada — Usa los botones de flecha, los botones de modo de vista (Día, Semana, Mes), o el panel de mini-calendario en la parte inferior de la pantalla para llegar a la fecha que deseas.
2. Haz clic en una franja horaria — En la vista de Día o Semana, haz clic en la franja horaria específica donde debe comenzar la cita. En la vista de Mes, haz clic en la fecha misma.
3. Completa los detalles del evento:
   • Cliente — Busca y selecciona el cliente para esta cita. Comienza a escribir el nombre o número de teléfono del cliente para encontrarlo.
   • Servicio — Elige el servicio que se proporcionará. La selección del servicio puede establecer automáticamente la duración.
   • Profesional — Asigna el profesional que atenderá la cita. Esto se establece por defecto al profesional actualmente seleccionado.
   • Fecha y hora — Pre-completado según donde hiciste clic, pero puedes ajustar si es necesario.
   • Duración — Generalmente se establece automáticamente según el servicio seleccionado, pero puedes modificarla.
4. Agrega notas opcionales — Incluye instrucciones especiales, solicitudes del cliente o recordatorios.
5. Guarda el evento.

El nuevo evento aparece inmediatamente en la cuadrícula del calendario en la franja horaria correspondiente.

Qué sucede cuando creas un evento

• El evento aparece en el calendario del profesional asignado
• La franja horaria se marca como ocupada, previniendo reservas dobles
• La cita se vincula al historial del cliente, para que puedas verla desde su perfil
• Si las notificaciones están configuradas, el cliente puede recibir una confirmación

Editar un evento

1. Haz clic en el evento en el calendario. Se abre el panel de detalles del evento.
2. Actualiza cualquier campo — cambia la hora, reasigna a un profesional diferente, cambia el servicio, o actualiza las notas.
3. Haz clic en Guardar para aplicar tus cambios.

También puedes arrastrar y soltar eventos en el calendario para reprogramarlos rápidamente a una franja horaria o día diferente.

Cancelar un evento

1. Haz clic en el evento en el calendario para abrir sus detalles.
2. Haz clic en el botón Cancelar o Eliminar.
3. Confirma la cancelación cuando se te solicite.

Los eventos cancelados se eliminan del calendario, liberando la franja horaria para nuevas reservas.

Asignación de Clientes a Eventos

Cada evento en tu calendario debe estar asignado a un cliente. Esto crea un registro claro de para quién es la cita y conecta el evento al historial general del cliente en AutoTalk.

Asignar un cliente al crear un evento

Cuando creas un nuevo evento haciendo clic en una franja horaria del calendario:

1. En el formulario de creación de evento, encuentra el campo Cliente.
2. Comienza a escribir el nombre o número de teléfono del cliente. AutoTalk busca en tu base de datos de clientes mientras escribes.
3. Selecciona el cliente correcto de los resultados de búsqueda.
4. Continúa completando el resto de los detalles del evento (servicio, profesional, hora) y guarda.

El evento ahora aparece en el calendario con el nombre del cliente visible, para que puedas ver inmediatamente para quién es cada cita.

¿Qué pasa si el cliente aún no existe?

Si el cliente aún no está en tu base de datos, tienes dos opciones:

• Crear el cliente primero -- Haz clic en Clientes en la barra lateral, haz clic en "Agregar nuevos clientes", ingresa sus datos, luego vuelve al calendario y crea el evento.
• Crear en línea desde una conversación -- Al iniciar una nueva conversación, puedes crear un nuevo cliente sobre la marcha usando el botón + en el diálogo de creación de conversación. Una vez que el cliente existe, puedes asignarlo a eventos.

Consulta Agregar y editar clientes para más detalles sobre ambos métodos.

Ver el historial de citas de un cliente

Una vez que los eventos están vinculados a un cliente, construyes un historial completo de citas con el tiempo. Desde el perfil del cliente, puedes:

• Ver todas las citas pasadas -- qué servicios se proporcionaron y cuándo
• Ver todas las citas próximas -- qué está programado para el futuro
• Rastrear patrones como la frecuencia con la que el cliente visita o qué servicios reserva más a menudo
• Ver el historial de conversaciones del cliente junto con su agenda para obtener una imagen completa de tu relación

La conexión evento-cliente-servicio

Cada evento del calendario conecta tres piezas de información:

Componente	Qué responde
Cliente	¿Para quién es la cita?
Servicio	¿Qué se va a hacer?
Profesional	¿Quién provee el servicio?

Esta conexión de tres vías asegura que tu calendario no sea solo una agenda sino un registro completo de la actividad de tu negocio. Soporta reportes precisos, seguimiento de carga de trabajo y un registro de auditoría completo de cada cita.

Cómo aparecen las asignaciones de clientes en el calendario

Al ver el calendario en cualquiera de las cuatro vistas (Día, Semana, Mes o Agenda), los eventos muestran el nombre del cliente para que puedas ver de un vistazo a quién pertenece cada cita. En las vistas de Día y Semana, los bloques de eventos muestran el nombre del cliente junto con el tipo de servicio. En la vista de Agenda, cada entrada de la lista incluye el nombre del cliente, la fecha, la hora y el servicio.

tip

Siempre asigna un cliente a cada evento. Incluso para reuniones internas o tiempo bloqueado, tener un registro vinculado a un propósito específico te ayuda a analizar cómo se distribuye tu tiempo. Para citas con clientes, la asignación consistente construye un historial completo que fortalece tus relaciones con los clientes con el tiempo.

Eventos Recurrentes

Los eventos recurrentes te permiten agendar citas que se repiten a intervalos regulares. En lugar de crear la misma cita manualmente cada semana o mes, configuras el patrón una vez y AutoTalk genera todas las ocurrencias futuras por ti.

Los eventos recurrentes son útiles para cualquier cita que ocurra en un cronograma predecible, como sesiones semanales de terapia, chequeos mensuales de seguimiento, reuniones de equipo quincenales o bloques de tiempo diarios.

Creando un evento recurrente

1. Crea un nuevo evento (o abre uno existente para editar) y completa los detalles estándar: cliente, servicio, profesional, fecha y hora.
2. Busca la opción Recurrencia o Repetir en el formulario del evento.
3. Selecciona un patrón de recurrencia:
   • Diario — El evento se repite todos los días a la misma hora
   • Semanal — El evento se repite el mismo día cada semana (por ejemplo, cada martes a las 10:00)
   • Mensual — El evento se repite en la misma fecha cada mes (por ejemplo, el día 15 de cada mes)
4. Opcionalmente, establece una fecha de finalización o un número máximo de ocurrencias. Si se deja abierto, la serie continuará indefinidamente hasta que la detengas.
5. Guarda el evento. Todas las ocurrencias aparecen automáticamente en el calendario.

Editando un evento recurrente

Cuando cambias una ocurrencia de un evento recurrente, se te preguntará cómo aplicar la actualización:

• Solo este evento — Los cambios se aplican solo a la ocurrencia seleccionada
• Este y los siguientes — Los cambios se aplican a la ocurrencia seleccionada y a todas las futuras
• Todos los eventos — Los cambios se aplican a todas las ocurrencias de la serie, pasadas y futuras

Esta flexibilidad te permite ajustar una sola cita (por ejemplo, mover una sesión una hora más tarde en una semana festiva) sin afectar el resto de la serie.

Deteniendo un evento recurrente

Para detener ocurrencias futuras, edita la configuración de recurrencia y establece la fecha de finalización en hoy o una fecha pasada, o elimina eventos futuros seleccionando "Este y los siguientes" al eliminar. Las ocurrencias pasadas permanecen en el calendario como parte del historial de citas del cliente.