Workflows
- Qué son los workflows y cuándo usarlos
- Los tres bloques de construcción de todo workflow: trigger, pasos y entradas
- Los tres tipos de trigger disponibles: temporal, hook y manual
- Cómo acceder y navegar por la página de workflows
Los Workflows te permiten automatizar tareas repetitivas definiendo una serie de pasos que se ejecutan automáticamente en función de un trigger que elijas. En lugar de realizar las mismas acciones cada vez, configuras un workflow una vez y dejas que el sistema se encargue del resto. La página de workflows se encuentra en Automatizaciones > Workflows en la barra lateral, y muestra una vista de lista estándar titulada "workflows" con opciones para filtrar y crear workflows, además de un menú Acciones con Actualización masiva y Eliminación masiva.
¿Qué pueden hacer los workflows?
Algunos usos comunes de los workflows son:
- Enviar un mensaje de bienvenida cuando se crea un nuevo contacto
- Asignar una etiqueta cuando se abre una conversación desde un canal específico
- Notificar a tu equipo cuando se agenda una cita
- Ejecutar un reporte diario en un horario definido
- Activar acciones externas mediante webhooks o llamadas a la API
- Procesar datos combinando múltiples pasos que se pasan información usando expresiones CEL (
{expr: "..."})
Bloques de construcción del workflow
Todo workflow tiene tres partes principales:
- Trigger -- La condición que inicia el workflow. Eliges entre tres tipos de trigger:
- Temporal -- Se ejecuta según un cronograma (basado en el tiempo, similar a un cron job). Por ejemplo, todos los días a las 9 AM.
- Hook -- Se dispara cuando ocurre un evento específico en el sistema, como un nuevo mensaje recibido, un contacto creado o una conversación abierta.
- Manual -- Lo inicia un empleado bajo demanda, haciendo clic en el botón Ejecutar del workflow.
- Pasos -- Las acciones que el workflow ejecuta en secuencia. Agregas pasos uno a la vez con el botón Agregar paso. Los pasos se ejecutan de arriba hacia abajo, en el orden en que los definas.
- Entradas -- Datos dinámicos referenciados mediante expresiones CEL, como
doc.name(el registro que disparó un trigger de tipo hook) uoccurrenceDate(la hora programada de una ejecución temporal). Estos permiten que cada paso use datos reales del evento trigger o de pasos anteriores. (contact.*ycontactMessage.*solo se completan cuando un workflow se ejecuta desde una conversación de un agente.)
La página de lista de workflows
Cuando abres la página de workflows, verás:
- Una opción de Filtro para buscar y refinar tu lista de workflows
- Un menú Acciones con Actualización masiva y Eliminación masiva para cambiar varios workflows a la vez
- Un botón con icono de reloj para ver el historial de ejecuciones pasadas de todos los workflows
- Un botón con icono + para crear un nuevo workflow
Comienza con un workflow simple -- como enviar un mensaje de bienvenida a los nuevos contactos -- y ve construyendo a partir de ahí conforme te sientas cómodo. Siempre puedes volver y agregar más pasos o cambiar el tipo de trigger más adelante.