Crear un Workflow
- Cómo navegar al formulario de creación de workflow
- Cómo completar cada campo: nombre, la casilla Activado, el nivel de registro, el trigger y los pasos
- Cómo guardar y probar tu nuevo workflow
Un workflow automatiza una serie de acciones que se ejecutan según un cronograma, en respuesta a un evento del sistema o cuando un profesional lo inicia manualmente.
Paso a paso: crear un nuevo workflow
1. Abre la lista de workflows
Navega a Automatizaciones > Workflows en la barra lateral. Esto abre la página de lista de workflows, que muestra todos tus workflows existentes.
2. Haz clic en el botón agregar
Haz clic en el botón con icono + (tooltip "Agregar workflow") en la parte superior de la página. Esto abre el formulario de creación del workflow.
3. Ingresa el nombre del workflow
En el campo Nombre, escribe un nombre para tu workflow, como "Mensaje de bienvenida para nuevos contactos" o "Recordatorio diario de citas".
4. Habilita o deshabilita el workflow
Usa la casilla Activado para controlar si el workflow está activo. Cuando está marcada, el workflow está habilitado y se ejecutará cuando se cumpla su condición de trigger. El workflow debe estar habilitado para poder ejecutarse -- incluidas las ejecuciones de prueba bajo demanda de workflows manuales o temporales mediante el botón Ejecutar, que está oculto mientras el workflow está deshabilitado. (Consulta Probar tu workflow más abajo para conocer el ciclo recomendado de habilitar, ejecutar y luego deshabilitar.)
5. Establece el nivel de registro
Selecciona un Nivel de registro en el desplegable. Esto controla cuánto detalle se registra cada vez que el workflow se ejecuta. Un nivel de registro más alto captura más información, lo cual es útil durante las pruebas y la resolución de problemas. Un nivel más bajo reduce el ruido una vez que el workflow está funcionando en producción.
6. Configura el trigger
En la sección Disparador, elige un Tipo en el desplegable. Hay tres opciones:
| Tipo de trigger | Cuándo usarlo |
|---|---|
| temporal | Quieres que el workflow se ejecute según un cronograma (ej.: cada mañana, una vez por semana) |
| hook | Quieres que el workflow se dispare cuando ocurra un evento específico (ej.: se recibe un nuevo mensaje, se crea un contacto) |
| manual | Quieres que un profesional inicie el workflow manualmente cuando sea necesario |
Después de seleccionar el tipo de trigger, pueden aparecer campos de configuración adicionales según tu elección. Consulta Tipos de trigger para conocer todos los detalles de cada opción.
7. Agrega pasos
En la sección Pasos, haz clic en el botón Agregar paso para agregar tu primer paso. Cada paso representa una acción que el workflow ejecutará. Puedes agregar tantos pasos como necesites, y se ejecutan en orden de arriba hacia abajo.
La sección Pasos también tiene dos controles utilitarios:
- Iniciar depuración (junto a la etiqueta de la sección) -- Ejecuta cada paso a través del bucle de acciones real para que puedas inspeccionar cómo se comporta cada uno. Esto no es una simulación: se realizan llamadas HTTP, escrituras de datos y mensajes salientes reales.
- El botón con icono de papelera (borrar todos los ítems) -- Elimina todos los pasos a la vez
Consulta Pasos del workflow para conocer los detalles sobre la configuración de pasos individuales.
8. (Opcional) Establece una expresión de retorno
Si tu workflow usa un trigger manual o temporal, aparece un campo opcional Expresión de retorno (queda oculto para los triggers hook). Ingresa aquí una expresión CEL para calcular un valor de retorno. Una vez que todos los pasos finalizan, esta expresión se evalúa y su resultado se convierte en el valor de retorno del workflow -- lo que muestra el modal Ejecutar y lo que recibe un workflow padre o encadenado cuando llama a este. Déjalo en blanco si el workflow no necesita retornar nada.
9. Guarda el workflow
Una vez que hayas configurado el nombre, el trigger y los pasos, guarda el workflow. Después de guardar, el botón Ejecutar aparece para los workflows con trigger manual y temporal (cuando Activado está marcado), lo que te permite ejecutarlos bajo demanda.
Probar tu workflow
El botón Ejecutar solo aparece -- y solo funciona -- cuando el workflow está habilitado (Activado marcado), y solo después de haberlo guardado. Para probar un workflow manual o temporal bajo demanda, habilítalo, guárdalo, ejecútalo y luego desmarca Activado de nuevo si aún no estás listo para producción. (Los workflows hook no tienen botón Ejecutar -- los pruebas activando el evento subyacente.)
- Para workflows manuales: Habilita y guarda el workflow, luego haz clic en el botón Ejecutar para activarlo bajo demanda.
- Para workflows hook: Activa el evento relevante en el sistema (ej.: crea un contacto de prueba) y luego revisa el historial de ejecución para confirmar que el workflow se ejecutó.
- Para workflows temporales: El mismo botón Ejecutar está disponible una vez que el workflow está habilitado, así que puedes activarlo bajo demanda en lugar de esperar a la hora programada. También puedes esperar a la próxima ocurrencia programada.
Usa el botón Iniciar depuración en la sección Pasos para recorrer tu workflow e inspeccionar cómo cada paso procesa los datos. Ten en cuenta que Iniciar depuración ejecuta cada paso de forma real (se realizan llamadas HTTP, escrituras de datos y mensajes) -- no es una vista previa sin efectos secundarios.