Roles y permisos
- Cómo los roles personalizados controlan lo que tu equipo puede hacer, más allá de la división básica propietario/miembro
- Cómo crear roles y elegir sus permisos — datos, mensajería, archivos, IA, workflows, automatización y las áreas de la cuenta
- Qué puede hacer un miembro por defecto y cómo restringirlo
- Cómo asignar roles a los miembros del equipo
- Cómo restringir los registros de un tipo personalizado a roles específicos
AutoTalk permite que el propietario de la empresa defina sus propios roles — como los roles de un servidor de Discord — y los use para controlar dos cosas:
- Permisos — qué puede hacer un rol con los registros, la mensajería, los archivos, la IA, los workflows y la automatización, y qué áreas de la configuración de la cuenta puede administrar.
- Acceso a tipos personalizados — qué roles pueden leer, crear, actualizar o eliminar los registros de cada tipo personalizado.
El propietario siempre tiene acceso total e ignora todas las restricciones.
Abrir las páginas de roles
En la barra lateral, expande Empresa → Equipo. Las herramientas de roles son exclusivas del propietario y están repartidas en tres páginas separadas:
| Página | Qué hace |
|---|---|
| Roles | Crear y editar roles, definir sus permisos, color y jerarquía |
| Miembros | Asignar roles a cada miembro del equipo |
| Acceso a tipos | Elegir qué roles pueden actuar sobre los registros de cada tipo personalizado |
El grupo Equipo también incluye Empleados — enlaces de invitación y la lista de tu equipo.
Los dos roles integrados
Cada empresa empieza con dos roles del sistema que no se pueden renombrar ni eliminar:
- Owner (propietario) — acceso total y sin restricciones a todo. El usuario que creó la empresa tiene este rol.
- @members — asignado automáticamente a cada miembro del equipo. Es la base editable que todos comparten, y llega con la plantilla Operador: de fábrica, cualquier miembro puede crear y editar registros, enviar mensajes, subir archivos, usar la IA y ejecutar workflows ya guardados. Su nombre, color y posición están fijos, pero sus permisos no — edítalo para ampliar o reducir lo que todo el equipo puede hacer.
Página Roles — crear un rol
- Abre la página Roles y haz clic en Nuevo rol.
- Dale un nombre al rol (por ejemplo, Soporte o Finanzas) y elige un color — se usa en la etiqueta del rol en toda la app.
- Elige los permisos que quieras otorgar a este rol (ver abajo).
- Haz clic en Guardar.
Los roles personalizados también tienen una posición que define su jerarquía — los roles más altos quedan por encima de los más bajos en la lista. Puedes arrastrar los roles para reordenarlos.
Permisos
Los permisos de un rol se eligen en un único control — el mismo que usas para los tokens de API — y tiene tres partes. Un miembro obtiene un permiso si cualquiera de los roles que tiene lo otorga.
La cuadrícula de áreas y niveles
Cada fila es un área de la app y cada columna un nivel. Un nivel más alto incluye los de abajo — Escribir incluye Leer — y el control marca automáticamente los que quedan incluidos, con la nota Concedida por otro permiso que seleccionaste.
| Área | Niveles disponibles |
|---|---|
| Datos | Leer (Leer registros) · Escribir (Crear, actualizar y eliminar registros) · Admin (Eliminaciones masivas y en cascada) |
| Mensajería | Enviar (Enviar mensajes) |
| Archivos | Leer (Leer archivos) · Escribir (Subir archivos) · Admin (Eliminar archivos) |
| IA | Ejecutar (Ejecutar generación y transcripción facturadas con IA) |
| Workflows | Ejecutar (Ejecutar workflows guardados — incluye los registros, mensajes, archivos e IA que usan) |
| Automatización y código | Admin (Crear y activar workflows, ejecutar código, llamar URLs externas, emitir tokens) |
Archivos tiene además un interruptor aparte: Crear enlaces de descarga que otros pueden usar. Ese no viene incluido con Escribir — solo lo incluye Archivos → Admin, o lo activas por separado.
Administración de la cuenta
Debajo de la cuadrícula está la sección Administración de la cuenta: diez áreas de tu propia configuración, cada una con un solo interruptor.
| Área | Qué cubre |
|---|---|
| Equipo | Enlaces de invitación y empleados |
| Facturación | Presupuesto, créditos y suscripciones |
| Canales | Canales, integraciones y moderación |
| Tipos personalizados | Crear y cambiar tipos personalizados |
| Webhooks | Configuración de webhooks |
| Agentes y perfiles | Agentes, perfiles de transcripción y perfiles de voz |
| Claves de API | Reemitir el secreto de una clave de API |
| Exportación de datos | Transferencia y exportación de datos |
| Onboarding | Flujos de incorporación de nuevos miembros |
| Depuración del agente | Herramientas de depuración del agente de IA |
También existe Todo en administración de la cuenta, que cubre las diez de una vez. El propio control lo recuerda: cada una cubre un área de la configuración de tu cuenta; concede solo las áreas que la integración o el rol necesita.
Plantillas
Tres atajos rellenan la cuadrícula por ti, y después puedes ajustar lo que quieras:
| Plantilla | Qué activa |
|---|---|
| Solo lectura | Datos → Leer y Archivos → Leer |
| Operador | Datos → Escribir, Mensajería → Enviar, Archivos → Escribir, Workflows → Ejecutar e IA → Ejecutar |
| Acceso total | Todo, mostrado como Acceso total a todo |
Workflows → Ejecutar permite lanzar un workflow ya guardado, no crearlo ni activarlo. Crear y activar workflows, ejecutar código, llamar a URLs externas y emitir tokens es Automatización y código → Admin, que a propósito no está en la base @members. Nada más de la cuadrícula lo activa — solo lo hace Acceso total. Por eso, de fábrica, un miembro puede ejecutar un workflow pero no escribirlo — eso solo lo tiene quien reciba un rol que lo otorgue.
Hacer que los miembros sean de solo lectura
Como @members llega con Operador, restringir a todo el equipo es una edición de la base, no un rol nuevo. Las diez áreas de administración de la cuenta ya están desactivadas en la base, así que bajar la cuadrícula no toca Facturación, Equipo ni Canales:
- Abre la página Roles y selecciona @members.
- Aplica la plantilla Solo lectura — o baja Datos y Archivos a Leer y apaga Mensajería, IA y Workflows a mano.
- Guarda. El cambio aplica a todo el equipo de inmediato.
- Devuelve solo lo que haga falta a grupos concretos: crea roles personalizados con esos permisos y asígnalos en la página Miembros.
El rol Owner muestra Acceso total en lugar de interruptores individuales — ya lo incluye todo. Eliminar la empresa es siempre exclusivo del propietario y nunca puede delegarse a un rol.
Página Miembros — asignar roles
Abre la página Miembros para ver a todos en tu empresa. Cada miembro muestra los roles que tiene actualmente.
- Encuentra al miembro que quieres cambiar.
- Haz clic en Editar roles y activa los roles para asignarlos o quitarlos.
- Los cambios tienen efecto inmediato — el miembro no necesita cerrar sesión y volver a entrar.
Cada miembro siempre conserva el rol @members — lo que ese rol otorgue es el mínimo que todos tienen — y el propietario siempre tiene acceso total, sin importar los roles asignados.
Página Acceso a tipos — restringir registros de tipos personalizados
Por defecto, los registros de un tipo personalizado son visibles para todos en la empresa. La página Acceso a tipos permite restringir los registros de un tipo a roles específicos, por acción.
Para cada tipo personalizado puedes elegir qué roles pueden:
- Leer — ver los registros
- Crear — añadir nuevos registros
- Actualizar — editar registros existentes
- Eliminar — quitar registros
Para otorgar acceso a un rol, haz clic en + Rol bajo la acción correspondiente y elige el rol. Un miembro tiene permiso para una acción si cualquiera de sus roles está listado para esa acción.
Deja una acción sin ningún rol para hacerla exclusiva del propietario — solo el propietario podrá realizarla. El propietario siempre tiene acceso total a todos los tipos, así que nunca necesita añadirse explícitamente.
Ejemplo: un rol "Soporte" de solo lectura
- En Roles, crea un rol Soporte — para este caso no necesita permisos propios; solo sirve de etiqueta para el acceso por tipo.
- En Miembros, asigna Soporte a los miembros del equipo correspondientes.
- En Acceso a tipos, encuentra tu tipo personalizado y añade Soporte solo en Leer — deja Crear, Actualizar y Eliminar vacíos (exclusivos del propietario).
Los miembros de Soporte ahora pueden ver los registros de ese tipo, pero no pueden modificarlos. Ten en cuenta que la base @members sigue aplicando en el resto de la app: si quieres que ese equipo sea de solo lectura en todas partes, reduce también @members como se explica arriba.
Cómo se decide el acceso
Cuando un miembro intenta hacer algo, AutoTalk verifica:
- ¿El miembro es el propietario? Si lo es, se permite — los propietarios ignoran todo.
- ¿Alguno de sus roles otorga el permiso que la acción necesita? Cuentan los roles personalizados y también @members, la base que todos tienen. Un nivel más alto sirve para los de abajo: quien tiene Datos → Escribir pasa una comprobación de Datos → Leer.
- Registros de tipos personalizados se permiten si cualquiera de los roles del miembro está listado para esa acción en el tipo; de lo contrario, la acción se deniega.
Los roles se resuelven en cada solicitud, así que añadir o quitar un rol tiene efecto al instante.
Eliminar un rol
Abre un rol personalizado y haz clic en Eliminar rol. Si el rol todavía está asignado a miembros o se usa en la lista de acceso de algún tipo, AutoTalk te avisa antes. Eliminar un rol lo quita de cada miembro y del acceso de cada tipo personalizado — esos miembros pierden lo que ese rol otorgaba. Los roles del sistema Owner y @members no se pueden eliminar.
Próximos pasos
- Invitar miembros del equipo — incorpora nuevas personas a tu empresa
- Roles de la empresa — alternar entre perfiles de empleado
- Tipos personalizados — los registros que puedes restringir por rol